o que é essencial (para você) na busca por produtividade?
Como se manter produtivo em meio a múltiplas atividades e projetos
é provável que, como eu, você não tenha apenas uma atividade profissional ou apenas um projeto pelo qual dedica todo seu tempo. cada vez mais estamos imersos em rotinas compartilhadas não só entre profissional e pessoal, mas diversas ramificações dentro desses dois grandes contextos.
eu posso dizer que não vou um bom exemplo de hiper foco, considerando só minhas atividades profissionais tenho diferentes responsabilidades que dão base à minha estrutura financeira entrelaçados com diferentes projetos paralelos, como esse, onde defini objetivos que vão além das métricas, são projetos que me movem por propósito e satisfação pessoal.
em meio a todo esse volume de coisas que, como diz minha mãe, eu inventei de fazer, a busca por produtividade é complexa e, quase sempre, desperta aquela ansiedade por achar que esses mil métodos de produtividade só não funcionam para mim.
nessa segunda edição do one task eu juntei algumas anotações que fiz ao ler essencialismo do Greg McKeown com a forma que uso meus caderninhos… inclusive, comentei na primeira edição dessa news que eu tenho feito meus próprios cadernos. se você está chegando aqui agora, te convido a vir comigo nessa busca por produtividade sem acabar com nossa saúde física e mental
por mais que existam algumas centenas de milhares de apps que prometem nos fazer as pessoas mais produtivas do mundo, eu ainda priorizo meu “app offline”, meu caderno que está sempre a menos de um braço de distância
a partir de agora, nada que escrevei pode ser encarado como regra, mas como um ponto de partida para você olhar par seu contexto e entender o que faz sentido e é possível ser adotado como rotina.
diante tantas responsabilidades e projetos diferentes eu precisava me organizar para não jogar tudo pra cima! foi ai que meu caderno assumiu um papel (literalmente) fundamental: ele se tornou o repositório de tudo que é importante, em todas as minha frentes de atuação… até esse texto começou nele.
essa organização começou a fazer sentido quando separei em três grandes áreas:
1️⃣ visão da semana
todo domingo eu paro um tempo para listar as duas principais atividades em cada dia da semana que está começando. não conto nessas atividades o que é de rotina (como academia ou escrever a one task), essa lista é para dar ênfase ao que provavelmente eu esqueceria se não anotasse.
por que duas atividades por dia? não tenho uma resposta bonita para te dar, mas fez sentido pensar que eu posso ter uma atividade importante por turno (manhã e tarde), mais que duas atividades, certamente nem todas serão realmente importantes.
outro ponto importante: essa não é uma lista de urgências nem do que está atrasado!
2️⃣ lembrete para tudo que faz parte da rotina
tem aplicativo para task management a perder de vista, eu já testei pelo menos uns 20, entre pagos, gratuitos, genéricos, específicos… hoje eu fui pro trivial, o aplicativo de lembretes nativo do celular (100% gratuito e sem nenhuma firula).
esse aplicativo tem uma função: me lembrar da minha rotina, só!
eu vou pra academia todos os dias? sim, mas tenho um lembrete pra me mostrar que nem meu celular quer saber das minhas desculpas para não ir. se faz parte da minha rotina (ou seja, tem alguma repetição), tem um lembrete para eu não passar batido.
ai vem o pulo do gato que me ajuda ainda mais: meus lembretes são sempre para 15 minutos antes do horário que já tenho separado para aquela atividade… por que 15 minutos? esse é o tempo que me faz furar menos com minhas responsabilidades.
3️⃣ uma agenda só para tudo!
hoje eu uso diariamente três emails: o da prefeitura do Recife, onde estou à frente de uma gerência para impulsionar as startups locais, o meu profissional e o pessoal. mesmo sendo “poucos emails”, cada um tem uma agenda própria que tende a gerar compromissos sobre compromissos.
eu gastei um tempo para achar um lugar que pudesse ter todas as agendas juntas, numa tela só, sem nenhuma chance dos compromissos chocarem uns com os outros. no meu caso tem funciona bem o notion calendar.
eu pretendo falar mais sobre minha organização de agenda, mas para essa edição eu quero deixar a importância de ter uma janela só com todos os meus compromissos… especialmente hoje que o presencial se mistura com o remoto. minha agenda é como um porto para minha sanidade (risos).
conta ai como você se organiza, o que você tem usado, o que tem dado certo e, eventualmente, errado?
eu falei sobre o livro Essencialismo, mas afinal como ele me ajudou a ter uma organização usando o mínimo de ferramentas possível?
quando olho pra trás um dos grande defeitos que (ainda) carrego é não saber dizer não nem aos outros nem as minhas ideias… eu estou em paz, tomando meu café, lendo um livro e d-o n-a-d-a tenho uma ideia x que não sai da minha cabeça até eu tentar colocar aquilo em prática.
1️⃣ mais difícil que ir pra academia e seguir a dieta é aprender a dizer não!
sabendo que eu tenho essa dificuldade, usei (mais um vez) meus cadernos como salvadores da pátria, separei um deles para ser meu brainstorm (ou como dizem aqui em Recife, um "toró” de idéias).
tudo que me parece ser a próxima grande criação que vai chocar o mundo eu escrevo no meu caderno de brainstorm e, se um mês depois eu não tiver voltado lá para dar continuidade, certamente não é o momento de focar nisso.
essa news é um ótimo exemplo de coisas que foram pro brainstorm e só saíram de lá para chegar na sua telinha um ano de meio depois.
2️⃣ nem tudo que é desejável é essencial
aqui é onde o bicho pega!
ainda usando o exemplo dessa news, ela surgiu de um desejo não essencial em compartilhar minha busca (aparentemente sem fim) por produtividade, saber que essa é uma atividade não essencial me tira um grande peso das costas. eu quero manter essa criação como parte da minha rotina, mas se eu precisar priorizar algo, vou priorizar o essencial.
estamos vivendo um momento onde a busca pelo desejável pode ser entendida como uma fuga ao que é essencial. isso pode ser entendido até como uma “negação” ao instinto de sobrevivência. meu trabalho pode não ser desejável, mas certamente é essencial para manter uma estrutura financeira.
só faz sentido ter algo desejável e não essencial, quando o essencial (desejável ou não) está sendo feito.
3️⃣ o fazer nada precisa estar na rotina
eu acho bonito demais quando vejo as pessoas postarem imagens das suas agendas completinhas, mas só é bonito mesmo… imagina você acordar 15 minutos atrasada(o) e saber que sua agenda naquele dia está 100% blocada?
ok, nem sempre controlados as nossas agendas. quando comecei a escrever esse texto imaginava ter 1 hora livre, mas uma reunião aditou e perdi 15 minutos dessa janela (faz parte). mas sempre que posso tenho momentos de pausa durante o dia (hora do almoço não conta!), essas pausas me ajudam a desacelerar e desconectar.
sempre que estou na frente do computador e paro para fazer uma pausa, eu me levanto apenas com meu caderno e uma caneta… no máximo eu vou anotar alguma coisas (só para esvaziar a cabeça), além disso eu aproveito para não fazer nada.
não sei você, mas parei de ouvir podcast ao mesmo tempo que estou fazendo algo importante no meu dia… minha cabeça dá um nó tentando pensar no que está sendo dito com o que estou lendo ou escrevendo.
eu sou viciado em trabalhar com alguma música nos ouvidos, recentemente descobri duas alternativas ao
a primeira é o canal humano studios que tem sets feitos para diferentes vibes, gosto de ter a(o) dj no vídeo, vez ou outra acho que estou no local a(o) assistindo… essa edição foi escrita ouvindo (e vendo) o Noah Coinflip
a segunda dica, essa é paga, é o endel que ter “ambientes” guiados por sons que te ajudam em diferentes momentos, hoje eu uso a ferramenta para ler e para engatar meu sono à noite.
gosto da proposta tanto do app quanto no player no navegador, direto ao ponto, clicou no ambiente e o som começa.
sabe quem pode gostar esse papo sincero sobre produtividade? envia essa edição da one task para ela(e)
O Notion Calendar é mesmo um achado! Design simples e que funciona. Luiz, você diz que tem mais de um caderninho, fiquei curiosa pra saber como eles se dividem e como funciona a logística: vc leva todos pra todo lugar? (Adorando a news ❤️)